Belediyelerde Stratejik Planlama Süreci ve Yasal Dayanakları

Yerel seçimlerin ardından nüfusu 50.000 üzerinde olan tüm belediyeler için ortak bir süreç başladı; önümüzdeki 5 yılı planlayan ve kamuoyuna seçilmiş başkanın vaatlerini de içeren Stratejik Planlarını hazırlamak. Bu bağlamda 5393 sayılı Belediye Kanununun 41. maddesi "Belediye başkanı, mahallî idareler genel seçimlerinden itibaren altı ay içinde; kalkınma plânı ve programı ile varsa bölge plânına uygun olarak stratejik plân ve ilgili olduğu yıl başından önce de yıllık performans programı hazırlayıp belediye meclisine sunar." seklinde düzenlendiğinde belediyeler açısından 6 aylık yoğun bir maraton başlamış bulunuyor.

Her ne kadar 6 aylık bir süreç gibi gözükse de, belediyeler 2025 yılı bütçelerini de bu programa göre hazırlamak zorunda olduklarından ve Ağustos ayı sonu itibariyle encümene sunulmak üzere Bütçe Taslağını hazırlamaları gerektiğinden, aslında süreç biraz daha kısa ve yoğun.

Bilindiği gibi 5393 sayılı Belediye Kanunu'nun 41. maddesi, "Stratejik Plan ve Performans Programı" başlığını taşır ve belediyelerin stratejik planlama sürecini düzenler. Maddede özetle şunlar yer alır:

1. Belediyelerin stratejik plan ve performans programını hazırlamaları, uygulamaları ve gözden geçirmeleri zorunludur.

2. Stratejik plan ve performans programı, belediyenin beş yıllık hizmetlerini ve yatırımlarını belirlemek üzere hazırlanır.

3. Stratejik plan ve performans programı, belediyenin hizmetlerini yürütme yetkisi olan birimler tarafından hazırlanır ve belediye başkanı tarafından onaylanır.

4. Stratejik plan ve performans programının hazırlanmasında ve uygulanmasında kamuoyunun görüş ve önerileri alınır.

5. Stratejik plan ve performans programının hazırlanması ve uygulanmasında 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu hükümleri esas alınır.
   

Bu madde, belediyelerin stratejik planlama sürecinin yasal dayanağını ve genel prensiplerini belirtir. Belediyelerin uzun vadeli hizmetlerini ve yatırımlarını belirlemek ve kamuoyunun görüşlerini almak için stratejik plan ve performans programının hazırlanması ve uygulanmasının gerekliliğini vurgular.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ise, Türkiye'de kamu kurumlarının mali yönetimini düzenleyen temel bir kanundur. Bu kanunun 5. maddesi, kamu kurumlarının stratejik planlama sürecine ilişkin genel ilkeleri belirtmektedir.

Kanunun ilgili maddesine göre, kamu idareleri stratejik planlama sürecine ilişkin olarak aşağıdaki esaslara uygun olarak hareket etmelidir:

1. Kamu idarelerinin faaliyetlerini yürütürken, stratejik planlamaya dayalı olarak hizmet sunmaları ve kaynaklarını bu plana göre kullanmaları esastır.

2. Kamu idareleri, stratejik planlarını, hedeflerine ulaşmak için gerekli performans ölçütleri ve bu ölçütlerin gerçekleşme durumunu değerlendirme yöntemleriyle birlikte hazırlarlar.

3. Stratejik planların hazırlanmasında, kamu idarelerinin hizmet sunduğu alanların özellikleri ile toplumun ihtiyaçları ve beklentileri dikkate alınır.
   

Bu ilkeler, kamu idarelerinin stratejik planlama sürecine nasıl yaklaşmaları gerektiği konusunda temel bir çerçeve oluşturur. Kanunun bu hükmü, kamu idarelerinin stratejik planlama sürecinde performans odaklı ve toplumun ihtiyaçlarına yönelik bir yaklaşım benimsemelerini sağlamayı amaçlar.

5018 sayılı Kanunun bu hükmü, kamu idarelerinin stratejik planlama sürecinin önemini vurgulamakta ve bu sürecin etkin bir şekilde uygulanmasını teşvik etmektedir. Bu sayede, kamu kaynaklarının etkili ve verimli bir şekilde kullanılması, kamu hizmetlerinin kalitesinin artırılması ve toplumun ihtiyaçlarına daha etkin bir şekilde cevap verilmesi hedeflenmektedir.

Belediyelerde stratejik plan çalışmaları, genellikle belirli bir süreç dahilinde başlar ve adımlar şu şekilde olabilir:

1. İlgi ve Katılımcıların Belirlenmesi: Stratejik planlama sürecinin başlamasıyla birlikte, belediye yönetimi veya ilgili birimler tarafından sürece katılacak kişiler belirlenir. Bu kişiler genellikle belediye başkanı, belediye meclis üyeleri, belediye yöneticileri, birim müdürleri, yerel paydaşlar ve toplumun diğer temsilcilerini içerebilir.

2. Stratejik Planlama Ekibinin Oluşturulması: Stratejik planlama sürecini yönetecek bir ekip oluşturulur. Bu ekip, stratejik planlama sürecinin planlanması, uygulanması ve izlenmesinden sorumlu olacaktır. Ekip üyeleri, stratejik planlama konusunda deneyimli personel ve dış danışmanlardan oluşabilir.

3. İlgili Yasal ve Kurumsal Belgelerin İncelenmesi: Stratejik planlama süreci başlamadan önce, belediyenin ilgili yasal düzenlemelerini incelemek önemlidir. Belediye Kanunu'ndaki gereksinimler ve belediyenin kendi iç yönetmelikleri, stratejik planlama sürecinin nasıl yürütüleceği konusunda rehberlik sağlayabilir.

4. İlk Değerlendirme Toplantılarının Yapılması: Stratejik planlama süreci, ilgili taraflar arasında yapılan ilk toplantılarla başlar. Bu toplantılarda, stratejik planlama sürecinin amacı, kapsamı, hedefleri ve sürecin nasıl işleyeceği hakkında bir anlayış geliştirilir. Ayrıca, katılımcıların beklentileri ve stratejik hedeflerin belirlenmesi için ilk fikir alışverişi yapılır.

5. Dış ve İç Ortam Analizi: Stratejik planlama sürecinin ilk aşamalarından biri, belediyenin iç ve dış çevresinin analiz edilmesidir. Bu analizler, belediyenin güçlü ve zayıf yönlerini, fırsatlarını ve tehditlerini belirlemeye yöneliktir. SWOT analizi gibi araçlar kullanılabilir.

6. Misyon, Vizyon ve Değerlerin Belirlenmesi: Belediyenin misyonu (varlık nedeni), vizyonu (ulaşmak istediği gelecek durum) ve değerleri (kurumun davranışlarını yönlendiren prensipler) belirlenir. Bu, stratejik planlama sürecinin temelini oluşturur.
   

Bu adımlar, belediyelerde stratejik planlama sürecinin başlaması için genel bir rehberlik sağlar. Ancak, her belediyenin kendi özel koşulları ve ihtiyaçları vardır, bu nedenle süreç, belediyenin özel gereksinimlerine göre uyarlanmalıdır.

Belediyelerde stratejik hedeflerin etkin bir şekilde izlenmesi ve yönetilmesi, kurumun uzun vadeli başarılarına katkı sağlar. Belediyelerde stratejik hedeflerin izlenmesini sağlamanın bazı yolları şunlardır;

1. Anahtar Performans Göstergelerinin (KPI'ler) İzlenmesi: Her bir stratejik hedef için belirlenen KPI'lerin düzenli olarak izlenmesi önemlidir. Bu, belediyenin hedeflere ne kadar yaklaştığını belirlemeye ve performansını değerlendirmeye yardımcı olur. KPI'lerin izlenmesi, belirlenen ölçüm metrikleri ve veri kaynakları kullanılarak yapılır.

2. Zaman Çizelgeleri ve Takvimlerin Oluşturulması: Stratejik planlama sürecinde belirlenen eylem planları ve zaman çizelgeleri düzenli olarak izlenmelidir. Bu, hedeflere ulaşmak için belirlenen adımların zamanında ve doğru bir şekilde uygulanmasını sağlar.

3. Sorumlulukların ve Yetkilerin Tanımlanması: Her bir stratejik hedef için sorumlulukların ve yetkilerin net bir şekilde belirlenmesi önemlidir. Bu, hedeflere ulaşmak için kimin sorumlu olduğunu ve hangi kaynaklara erişimin olduğunu belirler. Sorumlulukların net bir şekilde tanımlanması, hedeflerin izlenmesini ve yönetilmesini kolaylaştırır.

4. Düzenli Değerlendirme Toplantıları: Stratejik hedeflerin izlenmesi için düzenli değerlendirme toplantıları düzenlenmelidir. Bu toplantılar, belediye yöneticileri, birim sorumluları ve ilgili paydaşların bir araya gelerek hedeflere ulaşma ilerlemesini tartışmalarını sağlar. Ayrıca, hedeflere ulaşmak için gerekli düzeltici önlemlerin alınmasını da mümkün kılar.

5. Performans Raporlarının Hazırlanması ve Dağıtılması: Stratejik hedeflere ulaşma ilerlemesini izlemek için düzenli olarak performans raporları hazırlanmalı ve ilgili paydaşlara dağıtılmalıdır. Bu raporlar, KPI'lerin izlenmesi sonuçlarını, başarıları ve zorlukları içerebilir ve belediyenin stratejik hedeflere ulaşma performansını şeffaf bir şekilde gösterir.

6. Teknoloji ve Veri Analitiğinin Kullanılması: Belediyeler, stratejik hedeflerin izlenmesi için teknoloji ve veri analitiğinden yararlanabilirler. Özellikle, veri tabanlı karar alma süreçlerini destekleyen yazılımlar ve araçlar, KPI'leri otomatik olarak izlemeyi ve performansı gerçek zamanlı olarak değerlendirmeyi sağlayabilir.

7. Toplumsal Geri Bildirim ve Katılımın Değerlendirilmesi: Belediyelerin stratejik hedeflerini izlemesinde yerel toplulukların geri bildirimi ve katılımı da önemlidir. Toplumun ihtiyaçlarına ve beklentilerine uygun olarak yapılan değerlendirmeler, belediyenin stratejik hedeflerine ulaşma sürecini daha etkili hale getirebilir.
   

Stratejik hedeflerin izlenmesi, düzenli olarak geri bildirim almayı, performansı değerlendirmeyi ve gerektiğinde düzeltici önlemler almayı içerir. Bu süreç, belediyenin stratejik planının başarılı bir şekilde uygulanmasını ve hedeflerine ulaşmasını sağlar.

Belediyelerde stratejik planların etkinliğini değerlendirmek için performans ölçütleri belirlenmesi son derece önem arz etmektedir. Performans ölçütleri, belediyenin stratejik hedeflerine ne kadar yaklaşıldığını değerlendirmek için kullanılan ölçümlerdir. Belediyelerde performans ölçütlerinin belirlenmesini detaylandıran adımları şöyle özetleyebiliriz;

1. Stratejik Hedeflerin İncelenmesi: Öncelikle, belediyenin stratejik planında belirlenen hedefler gözden geçirilir. Bu hedefler, genellikle belediyenin misyonu, vizyonu ve stratejik öncelikleriyle uyumlu olmalıdır.

2. Ölçülebilirlik: Her bir stratejik hedefin ölçülebilir olması önemlidir. Bu, hedeflerin somut ve belirli bir şekilde tanımlanmasını gerektirir. Örneğin, "yerel ekonomiyi desteklemek" genel bir hedeftir, ancak "yerel işletmelerin sayısını artırmak" daha ölçülebilir bir hedeftir.

3. Anahtar Performans Göstergelerinin (KPI'ler) Belirlenmesi: Her stratejik hedef için uygun anahtar performans göstergeleri (KPI'ler) belirlenmelidir. KPI'ler, hedeflerin ilerlemesini izlemek için kullanılan ölçümlerdir. Örneğin, bir belediyenin "şehir temizliği" hedefi için KPI'ler arasında "çöp toplama sıklığı", "kamu alanlarının temizlik durumu", "geri dönüşüm oranı" gibi ölçümler yer alabilir.

4. Uygunluk ve Relevansın Sağlanması: Belirlenen KPI'lerin, belediyenin stratejik hedeflerine ve yerel ihtiyaçlarına uygun olması önemlidir. Ayrıca, KPI'lerin belediyenin kontrolü altında olması ve gerçek ilerlemeyi doğru bir şekilde yansıtması gerekir.

5. Öncelik Sıralaması ve Ağırlıklandırma: Belediyenin stratejik hedeflerine göre, belirlenen KPI'lerin önem dereceleri belirlenir. Bazı hedefler diğerlerinden daha kritik olabilir ve bu nedenle KPI'ler arasında öncelik sıralaması yapılır.

6. Ölçüm Metriklerinin ve Veri Kaynaklarının Belirlenmesi: Her bir KPI için uygun ölçüm metrikleri ve veri kaynakları belirlenmelidir. Bu, KPI'lerin düzenli olarak izlenebilmesi ve performansın ölçülebilir hale getirilmesi için önemlidir. Örneğin, "çöp toplama sıklığı" KPI'si için günlük, haftalık veya aylık çöp toplama verileri kullanılabilir.

7. İzleme ve Değerlendirme Süreci: Belirlenen KPI'lerin düzenli olarak izlenmesi ve değerlendirilmesi gerekmektedir. Bu süreç, belediyenin stratejik hedeflerine ulaşmak için yapılan çalışmaların etkinliğini ve etkisini değerlendirmeye yardımcı olur.

Performans ölçütlerinin belirlenmesi sürecinde, katılımcı bir yaklaşım benimsenmesi ve ilgili paydaşların görüşlerinin alınması önemlidir. Ayrıca, belirlenen performans ölçütlerinin zamanla güncellenmesi ve revize edilmesi gerekebilir, çünkü belediyenin öncelikleri ve koşulları değişebilir.

Tüm bunların ışığında hazırlanan stratejik planların, belediyelerin başarıya ulaşması yolundaki bir çok zorluğu ortadan kaldıracağı aşikar. Geleneksel belediyecilik anlayışından sıyrılıp, hesap verebilir, ölçülebilir ve şeffaf belediyecilik anlayışıyla yönetimi benimseyen kurumların önümüzdeki süreçte fark yaratacağı kanaatindeyim.

Son olarak belirmekte fayda var, Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığı tarafından yayınlanan "BELEDİYELER İÇİN STRATEJİK PLANLAMA REHBERİ" bu süreci yöneten yöneticilerin her zaman elinin altında olması gereken bir rehber özelliği taşımalıdır. Rehbere "buraya tıklayarak" ulaşabilirsiniz.